Privacy Statement voor cliënten

Als cliënt van onze kliniek heb je recht op bescherming van jouw persoonlijke gegevens. In ons Privacy reglement leggen wij je uit welke informatie wij verzamelen en hoe wij de bescherming van jouw gegevens hebben geregeld.

Vanaf het moment dat je je bij Andros Clinics (voorheen Andros Mannenkliniek en Gynos Vrouwenkliniek) aanmeldt, nemen wij gegevens van je op in de persoonsregistratie. Deze gegevens hebben wij nodig om goede zorg te kunnen verlenen. Zo kan een arts bijvoorbeeld geen goede diagnose stellen zonder jouw medische achtergrond te kennen.

Om je te beschermen tegen een verkeerd gebruik van jouw gegevens, is sinds mei 2018 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. De wet stelt aan ons, als houder van de persoonsregistratie, een aantal verplichtingen en geeft jou, als geregistreerde, een aantal rechten.

In dit privacyreglement zijn deze rechten en plichten nader uitgewerkt en vastgelegd. Dit reglement is ondergeschikt aan de AVG – indien er mogelijk een twijfel zou zijn over dit reglement, dan zijn de bepalingen in de AVG leidend. Andros is aansprakelijk voor eventuele schade veroorzaakt door het niet naleven van de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Indien je een aanmerking hebt over de manier waarop jouw gegevens zijn behandeld, kun je je zich schriftelijk wenden tot het secretariaat.

Welke maatregelen heeft Andros getroffen?

Al jouw gegevens worden opgeslagen in ons Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). De toegang tot dit systeem is beveiligd door een systeem van inlogcodes en wachtwoorden. Daarbij is het systeem in een beveiligde omgeving opgeslagen, waardoor het systeem alleen vanuit onze vestigingen benaderbaar is of via een beveiligde en versleutelde toegang. Medewerkers krijgen alleen die menu-opties te zien die voor hun werkzaamheden van belang zijn.

Alle medewerkers van Andros hebben bij het aangaan van hun (arbeids-)overeenkomst een geheimhoudingsverklaring ondertekend met daaraan gekoppeld een boeteclausule. Deze verklaring blijft na het beëindigen van de arbeidsrelatie van kracht en bestaat eruit dat er geen enkele informatie over onze cliënten naar buiten mag worden gebracht.

Welke informatie wordt door Andros bewaard?

In het EPD wordt o.a. de volgende informatie bewaard:

• Je BSN, NAW- en persoonlijke gegevens, waarmee wij je identiteit vaststellen als je onze kliniek betreedt.
• Je huisarts (incl. NAW gegevens), zodat wij in voorkomende gevallen contact met hem of haar op kunnen nemen (hiervoor vragen wij je mondelinge toestemming).
• Je medisch dossier, waarin jouw bezoek(en) en behandelmethode(n) zijn beschreven; inclusief maar niet beperkt tot de vragenlijsten, gegevens over medicijngebruik, de anamnese, onderzoeksgegevens, diagnose van de behandelend specialist, behandelgegevens en aantekeningen over elk contact dat je met Andros hebt.
• De facturen die zijn ingediend bij jouw zorgverzekeraar (niet van toepassing bij sterilisatie man).
• E-mailverkeer

Verstrekken van gegevens aan derden

Wij zijn wettelijk verplicht gegevens aan te leveren aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) over de behandelingen die wij hebben verricht. De uitwisseling van deze gegevens gaat via het internet. De gegevens worden versleuteld verzonden en zijn dus niet leesbaar voor derden.

Na elk consult zal de specialist een brief met bevindingen aan jouw huisarts sturen. Deze brief bevat medische gegevens en de diagnose van de specialist. Een kopie van deze brief ontvang je in je online dossier of wordt per post aan je verzonden. Als je het niet eens bent met de brief dan heb je het recht deze brief te laten wijzigen of een tweede, aanvullende dan wel corrigerende, brief aan jouw huisarts te laten versturen. De brief aan de huisarts kan per post of via Edifact versleuteld verzonden worden. Je kunt ook verzoeken dat er geen brief aan jouw huisarts wordt gestuurd. In dat geval krijg jij nog wel een kopie van de brief.

Je hebt het recht Andros te verzoeken jouw gegevens door te sturen naar een andere arts en/of medische instelling.

Verder zal er door ons nooit informatie aan derden worden verstrekt.

Inzien en wijzigen van jouw dossier

Je hebt het recht op inzage in jouw dossier. Indien je jouw dossier wenst in te zien, kun je een afspraak maken bij de vestiging waar je onder behandeling bent/was. Ook is het mogelijk (delen uit) het dossier te laten kopiëren.

Een verzoek tot inzage of kopie kun je richten aan de behandelend specialist of aan de kwaliteitsmanager van Andros. Bij een verzoek om inzage zal naar een geschikt moment worden gezocht om samen met je het dossier door te nemen. Ook kun je iemand machtigen jouw dossier namens jou in te zien of namens jou een afschrift te vragen. De aanvrager (partner, familielid of advocaat) moet dan een schriftelijke machtiging overleggen.

Als je meent dat de over jou opgenomen gegevens niet kloppen, heb je het recht Andros te verzoeken de opgenomen gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Het secretariaat zal voordat zij gegevens wijzigen altijd eerst een aantal persoonlijke vragen stellen. Het wijzigen van je e-mailadres en telefoonnummer is alleen mogelijk op de kliniek nadat je je hebt geïdentificeerd.

Bewaartermijn en vernietiging van je gegevens

Andros bewaart alle (papieren en digitale) cliëntdossiers ‘tot in het oneindige’. Er is geen actief beleid om oude dossiers te vernietigen. Aangezien de wettelijke bewaartermijn (15 jaar na laatste wijziging) langer is dan het bestaan van Andros, is het vernietigen van dossiers voorlopig niet aan de orde. Daarbij is het onpraktisch gebleken om structureel na te gaan welke dossiers over de bewaartermijn zijn.

Sinds begin 2015 houdt Andros alleen nog digitaal gegevens bij in het EPD. Vanaf 2015 worden er geen cliëntgegevens meer bewaard op papier. Oude papieren dossiers blijven toegankelijk, waarbij de waarborg moet bestaan dat deze binnen één week geraadpleegd kunnen worden (vanwege het niet-spoedeisende karakter van de zorg binnen Andros en de ouderdom van deze gegevens, wordt deze termijn als acceptabel gezien).

Op individueel verzoek, en na consultatie met je arts, zal een cliëntdossier volledig vernietigd worden. Dit is je wettelijk recht. Realiseer je daarbij wel dat het in jouw belang van jouw huidige en eventuele toekomstige behandelingen kan zijn dat de gegevens worden bewaard. Je arts zal daarom altijd eerst trachten je ertoe te bewegen jouw vernietigingsverzoek in te trekken. De keuze is en blijft echter aan jou en wij zullen altijd aan jouw definitieve verzoek voldoen. Hiertoe is een procedure opgesteld.

Functionaris Gegevensbescherming

Andros verwerkt volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bijzondere persoonsgegevens. Daarom heeft Andros een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld en bij de Autoriteit Persoonsgegevens aangemeld. Indien je dit nodig acht kun je onze functionaris gegevensbescherming bereiken via fg@andros.nl.

Privacy Statement Online & Cookies

Alle informatie over privacy op onze websites, digitale nieuwsbrieven etc. vindt u op Privacy Statement Online

Vragen?

Heb je na het lezen van deze informatie nog vragen, stel deze dan gerust aan de medisch secretaresse, arts of verpleegkundige. Je kunt van maandag t/m vrijdag tussen 08.30 – 17.00 uur contact met ons opnemen op 026-3891753.